GMS

Garantiebeheer voor VW, Audi, Seat en Skoda dealers

Voor de afdelingen After Sales (Service en Onderhoud) van de Nederlandse Volkswagen, Audi, Seat en Skoda dealers heeft MostWare een krachtig workflow & management informatie systeem ontwikkeld voor de financiële afhandeling en controle van garantiewerkzaamheden. Het Garantie Management Systeem (GMS) is een software-oplossing die volledig wordt geïntegreerd in het proces van de financiële afhandeling van garantiewerkzaamheden. Met de oplossing lost u onderstaande knelpunten op:

Financiële knelpunten

• weinig controle op 10 tot 15% van de werkplaatsomzet (garantiewerkzaamheden)
• vanuit de dealerorganisatie jaarlijks tot wel 250.000 claims bij de importeur
• geschatte waarde van de claims tot EUR 65.000.000 per jaar
• het tekort loopt in totaal wel op tot EUR 3.000.000 per jaar
• geen passend antwoord op vragen van accountant over dit tekort

Want hoeveel van het totaal dat intern gefactureerd wordt aan garantie moet nadat de creditering door de importeur hiervan is afgetrokken alsnog worden afgeboekt bij uw organisatie? En dan hebben we het niet over de winstderving op onderdelen en arbeidsloon, maar echt over het verschil dat aan het eind van het jaar onverklaard in de boeken verdwijnt.

Organisatorische knelpunten

• afwikkeling garantieproces is nauwelijks transparant
• geen passend antwoord op veranderingen bij de importeur: SAGA > IDS > SAGA/2 > ???
• afwikkeling is erg arbeidsintensief met heel veel dossiervorming (papier)
• geen functiescheiding in garantieproces mogelijk (facturist = garantiespecialist = controleur creditnota)
• té grote afhankelijkheid van maar één garantiespecialist

Uitgangspunten

• Samenbrengen van relevante informatie uit méérdere administraties en bronsystemen in één garantiedossier
• Garantiefacturen uit GIDS of WinCar
• Claims en creditnota’s uit SAGA/2
• Uitrekenen wat kan worden uitgerekend: maak het de garantiespecialisten makkelijker waar het kan!
• Dossierverrijking en verklaringen vastleggen op de plaats waar de dossierkennis aanwezig is: de garantieafdeling.
• Snel en eenvoudig verklaringen vastleggen voor grote en kleine verschillen op werkorderniveau
• Snel en eenvoudig rapporteren op werkorderniveau, filiaalniveau of concernniveau, per maand of per jaar.
• Aansluiting met de financiële administratie
• Het GMS is zowel geschikt voor centrale- als decentrale garantieverwerking

Krachtige workflow oplossing

Het GMS is een zeer krachtige workflow oplossing. Het proces is opgedeeld in 3 overzichtelijke stappen. Elke garantiedossier doorloopt deze drie stappen. Uitzonderingen hierop (hoofdpijndossiers) kunnen nauwgezet worden gevolgd door zowel de garantieafdeling als de betrokkenen en eindverantwoordelijke van het betreffende filiaal. Het biedt te allen tijde een transparante kijk op de nog te claimen, reeds bij de importeur geclaimde en volledig teruggekoppelde werkorders en claims. Vanuit het GMS vindt vanuit de garantieafdeling communicatie met de facturist plaats over de wijze van factureren. Het systeem geeft signalen wanneer werkorders of claims te lang blijven liggen. Kortom: met het GMS doet u meer met minder mensen!

Verhogen van opbrengsten en verlagen van kosten

Stap 1 is het verkrijgen van inzicht in het proces, zowel financieel als operationeel. Stap 2 is het versnellen en met name het verbeteren van de garantieafhandeling. Stap 3 is het vasthouden van het geoptimaliseerde werkproces door eenvoudige en snelle controle en evaluatie binnen de hele organisatie. Met de informatie uit het systeem dat MostWare heeft ontwikkeld worden after sales managers dan ook daadwerkelijk in staat gesteld doelgericht te kunnen sturen op efficiency. De software en rapportages zorgen bij de dealerbedrijven al snel voor een aanzienlijke verhoging van de opbrengsten binnen het garantieproces en een verlaging van de niet-claimbare kosten bij de importeur.

Wilt u meer informatie, een offerte, een demonstratie of een afspraak, neem dan snel contact met ons op!